Como facilitar um Open Space?

Esta é uma metodologia de diálogo que permite os participantes escolherem sobre o que querem conversar e favorece a auto-organização.

O Open Space — traduzido por alguns como Tecnologia do Espaço Aberto — é uma forma de se realizar reuniões criativas partindo das vontades de cada pessoa do grupo. A ideia é que grupos possam se auto organizar para interagir em torno de temas complexos, estratégicos e urgentes. Útil tanto para grupos pequenos como em reuniões com mais de mil pessoas, o Open Space caracteriza-se como uma abordagem autogerida, não proprietária e altamente interativa. Pelo fato de os próprios participantes proporem e decidirem toda a agenda, as conversas de um Open Space tendem a sustentar um grande nível de engajamento.

Como facilitar um Open Space?

  • Convide os participantes a pensarem em quais assuntos gostariam de conversar dentro de um tema central que interessa a todos que será previamente escolhido em conjunto ou pelo facilitador. Este tema pode ser orientado para a ação (um novo projeto ou mudanças necessárias numa área, por exemplo). Diversas conversas irão ocorrer simultaneamente e podem tratar de assuntos distintos, desde que haja conexão com o tema proposto. As reuniões funcionam melhor quando têm temas urgentes, complexos e que despertem a diversidade de pontos de vista.
  • Cole na parede uma agenda com locais e horários disponíveis para conversar e deverá ser preenchida pelo grupo na sequência.
  • Após esse tempo, abra espaço para quem quer ser o anfitrião de um assunto possa explicar para todos do que se trata e escolher na agenda qual o local e o horário que ele prefere.
  • O grupo começa a montar a agenda do Open Space em conjunto. Se faltar espaços físicos, o facilitador deve improvisar e criar na hora novas opções de locais, isso não pode ser um impeditivo para a conversa acontecer. Se sobrar espaços, não é necessário preenchê-los. O que importa é sobre o que os pequenos querem conversar.
  • Após todos os espaços da agenda estarem ocupados, os participantes aproximam-se do mural para olharem as ofertas e decidirem de quais sessões querem participar. Em seguida, as pessoas encaminham-se para suas sessões iniciais e o Open Space começa. As conversas podem durar de duas horas a até vários dias.
  • O participante que ofertou uma interação na agenda é responsável por facilitar a sessão e registrar a essência do que está sendo discutido. Porém, é comum que a tarefa de registro seja “delegada” a algum outro participante, para que ninguém fique sobrecarregado.
  • Mesmo que ele não receba ninguém para conversar, é importante permanecer no local, pois, ao longo do tempo pessoas interessadas podem surgir, de acordo com os cinco princípios que guiam o Open Space:
  • “As pessoas que vierem são as pessoas certas”: abrir mão da nossa expectativa em relação a quem deve vir na reunião.
  • “A hora que começar é a hora certa para começar”: abrir mão da nossa expectativa quanto ao horário de início das sessões, ou seja, as coisas acontecem quando estão prontas para acontecer.
  • “O que acontecer é a única coisa que poderia ter acontecido”: abrir mão da nossa expectativa sobre como as interações devem acontecer e para onde a conversa deve fluir.
  • “Quando acabar, acabou”: abrir mão da nossa expectativa no que se refere à quando devemos terminar uma conversa. Se terminar antes é porque tudo já foi tratado; caso a interação se estenda, talvez seja realmente necessário.
  • “Onde for, é o lugar certo”: abrir mão da nossa expectativa em relação aos espaços “corretos” ou supostamente adequados para sediar as conversas. Encontros poderosos e insights potentes podem acontecer em qualquer lugar.
  • Além desses princípios, o Open Space é regido pela lei dos dois pés. Em suma, ela reafirma a responsabilidade de cada um para com seu aprendizado e suas contribuições e confere a todos a liberdade de ir e vir. Assim, a ideia é que as pessoas participem do que realmente têm vontade, podendo sair de uma conversa sempre que entenderem que não estão fazendo a diferença ali. A lei dos dois pés permite o surgimento da figura das “abelhas” — os participantes que levam informações de um grupo a outro — e das “borboletas”, que podem optar por não participar de nenhum grupo para fazerem o que consideram mais importante. Às vezes, o encontro entre duas ou mais borboletas pode acabar inaugurando uma nova conversa.

A preparação de um Open Space é muito importante. O facilitador e os proponentes do encontro devem zelar para que todas as pessoas que possam agregar perspectivas importantes para o tema sejam convidadas. O momento final, geralmente feito numa grande plenária, é a oportunidade de compartilhar os pontos cruciais de cada sessão e comentar sobre como foi o processo. Nessa hora, pode ser interessante utilizar um objeto ou bastão da fala.

O Open Space pode ser aplicado em situações diversas, desde que haja um tema “quente” e um grupo disposto a experimentar uma forma de trabalho colaborativa. Em escolas, por exemplo, o método pode ser uma boa forma de elaborar novas estratégias e solucionar desafios; em organizações, o Open Space pode servir para engajar todos os funcionários e partes interessadas num novo projeto.

Por que usar o Open Space?

O norte-americano Harrison Owen — quem primeiro sistematizou o Open Space — inspirou-se em elementos de culturas diversas para propor o método. Notadamente, ao participar de um rito de uma aldeia situada na Libéria, ele percebeu como toda a organização transcorria sem nenhuma coordenação central. As pessoas se responsabilizavam por diferentes espaços e tarefas, outras ajudavam, e as informações fluíam de um lugar para o outro sem dificuldade.

Aglutinando o poder da auto-organização com outras inspirações baseadas no diálogo, Owen “iniciou” o Open Space como um formato que potencializa a diversidade e o caos criativo. De certa forma, o método ajuda a tornar visível a complexidade das organizações e comunidades que dele se utilizam. Isso porque o Open Space busca eliminar as regras impostas e abrir espaço para o que emerge do grupo.

Durante um Open Space, abandonamos o automatismo de sempre termos as respostas prontas. Trata-se menos da competência específica de um consultor ou palestrante e mais da capacidade de todos de cocriar. Dentre diversas abordagens úteis à cocriação, o Open Space é uma das que menos depende de um facilitador, o que contribui para a facilidade de sua aplicação.

Para saber mais

Referências

Livro digital “Kit Educação fora da Caixa”, Alex Bretas. Baixe o livro em www.alexbretas.com.br/kit

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